オンラインミーティングを効率化する方法
リモートワークの普及により、オンラインミーティングが日常になりました。しかし、「ミーティングが多すぎて仕事が進まない」という声も聞こえてきます。限られた時間を有効に使うためのコツを紹介します。
本当にミーティングが必要か考える
まず、そのミーティングが本当に必要かを問い直しましょう。メールやチャットで済む内容なら、非同期コミュニケーションの方が効率的です。「情報共有だけ」のミーティングは、ドキュメント共有に置き換えられることが多いです。
アジェンダを事前に共有する
何を話すか決まっていないミーティングは、時間の無駄になりがちです。事前にアジェンダを共有し、参加者が準備できるようにしましょう。「何を決めるか」を明確にすることで、議論が発散しにくくなります。
参加者を絞る
「念のため呼んでおこう」で参加者が増えると、発言しない人が増え、意思決定が遅くなります。本当に必要な人だけを招待し、議事録で情報を共有する方が効率的です。
時間を守る
開始時刻になったら、揃っていなくても始めましょう。終了時刻も厳守します。「10分オーバー」が常態化すると、次の予定に影響します。時間内に終わらなければ、別途ミーティングを設定する方がスマートです。
決定事項とアクションを記録する
ミーティング中に決まったこと、誰が何をいつまでにやるかを明確にして記録しましょう。この記録がないと、「あの話どうなった？」と確認のミーティングが増えてしまいます。
ミーティングは目的を達成するための手段です。効率化を意識して、本来の仕事に集中できる時間を確保しましょう。