ドキュメントを書く文化を組織に根付かせる
「口頭で聞いた方が早い」「ドキュメントを書く時間がない」。多くの組織でドキュメント整備が後回しにされがちです。しかし、ドキュメントがない組織は、人が入れ替わるたびに同じ説明を繰り返す非効率に陥ります。
なぜドキュメントが書かれないのか
ドキュメントを書かない理由は様々です。時間がない、面倒くさい、どこに書けばいいかわからない、すぐに古くなる。これらの障壁を一つずつ取り除いていく必要があります。
書きやすい環境を整える
Confluence、Notion、GitHubのWikiなど、チーム全員がアクセスしやすい場所を決めましょう。どこに何を書くかのルールを明確にし、テンプレートを用意しておくと、書き始めるハードルが下がります。
完璧を求めない
最初から完璧なドキュメントを目指すと、誰も書かなくなります。箇条書きのメモでも、誰かの役に立つ可能性があります。「60点でいいから書く」という文化を育てましょう。
書いたことを評価する
ドキュメントを書いても誰からも反応がないと、モチベーションが続きません。役立つドキュメントを書いた人を称賛する、ドキュメント整備を評価項目に入れるなど、インセンティブを設けましょう。
定期的にメンテナンスする
古くなったドキュメントは害悪にもなります。定期的に見直して、最新の状態に保つ運用を決めておきましょう。「最終更新日」を表示するだけでも、信頼性の判断材料になります。
ドキュメント文化は一朝一夕には根付きませんが、地道な取り組みが組織の知識資産を豊かにしていきます。